Greta Paulsen ist Personalreferentin für die reisende Aufbau-Crew bei GridHaul. Sie betreut Verträge, Arbeitszeitkonten und die Personalplanung für ein Team, das die halbe Saison unterwegs ist. Ihr Arbeitsplatz liegt zwischen Personalakte, Reisekalender und ständigem Telefonkontakt zur Crew an der Strecke.
Greta Paulsen studierte Personalmanagement und stieg danach in der HR-Sachbearbeitung eines mittelständischen Speditionsbetriebs ein, wo sie zum ersten Mal mit Schichtplänen und Fahrpersonal in Berührung kam. Zwei Jahre Personaldisposition bei einem Event-Dienstleister brachten ihr bei, wie man kurzfristig Teams für Auf- und Abbau zusammenstellt. 2018 wechselte sie zu GridHaul, weil sie die Mischung aus Personalarbeit und Reise-Logistik reizte. Heute kennt sie jeden in der Aufbau-Crew mit Namen und Vertragsdetails.
Greta arbeitet strukturiert und vorausschauend: Sie denkt lieber drei Rennen im Voraus, als kurz vor Abflug Lücken zu stopfen. Sie ist die ruhige Ansprechpartnerin, bei der die Crew anruft, wenn ein Visum klemmt oder eine Schicht nicht aufgeht. Bürokratie schreckt sie nicht, aber Doppelarbeit und unübersichtliche Excel-Listen bringen sie auf die Palme. Ihr Anspruch: kein Crew-Mitglied soll wegen eines Papierfehlers ein Rennen verpassen.
Als Personalreferentin Crew hält Greta die reisende Mannschaft rund um Crew-Chefin Rosa Almeida einsatzbereit und stimmt sich eng mit Reise-Koordinator Mats Berglund bei Visa und Flügen sowie mit der Kaufmännischen Leiterin Hanna Falk bei Verträgen und Abrechnung ab. Den Lern-Agenten Hermes nutzt sie, um Arbeitszeitkonflikte früh zu erkennen, Visa-Fristen im Blick zu behalten und wiederkehrende Personalunterlagen schneller vorzubereiten. So bleibt ihr mehr Zeit für die Menschen statt für die Formulare.
„Ich sorge dafür, dass 30 reisende Crew-Leute pünktlich, versichert und mit gültigem Visum am Start stehen — Rennwochenende für Rennwochenende.“
— Greta Paulsen, Personalreferentin Crew
Für jedes Überseerennen brauchen bis zu 30 Crew-Mitglieder rechtzeitig gültige Visa. Die Vorlaufzeiten unterscheiden sich je Zielland stark, und ein einziges übersehenes Ablaufdatum kann bedeuten, dass jemand nicht mitfliegt. Greta führt die Übersicht bisher in mehreren Listen parallel. Der Abgleich mit dem Rennkalender frisst jede Woche Stunden.
Die reisende Crew arbeitet in engen Fenstern zwischen Auf- und Abbau, oft mit langen Anreisen. Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Wochenendeinsätze müssen über die ganze Saison sauber eingehalten werden. Bei Triple-Headern verschieben sich Pläne kurzfristig, und Greta muss prüfen, ob niemand über seine Grenzen gerät. Diese Kontrolle passiert heute weitgehend von Hand.
Fällt jemand krankheitsbedingt oder privat aus, braucht die Crew binnen Tagen Ersatz mit passender Qualifikation. Greta gleicht Verfügbarkeit, Qualifikation und Reisebereitschaft gegen den Rennkalender ab. Weil die Infos über E-Mail, Telefon und Notizen verstreut sind, verliert sie wertvolle Zeit mit Suchen. Am Ende zählt, dass die Position vor dem nächsten Abflug besetzt ist.
Jedes Crew-Mitglied hat Vertrag, Zeugnisse, Zertifikate und länderspezifische Nachweise, die aktuell sein müssen. Läuft eine Bescheinigung ab, darf die Person unter Umständen in bestimmten Ländern nicht arbeiten. Greta hält diese Unterlagen manuell nach und erinnert einzeln an Verlängerungen. Bei über 30 Reisenden wird das schnell unübersichtlich.
Neue Kräfte müssen vor ihrem ersten Rennen komplett eingerichtet sein: Vertrag, Reiseunterlagen, Sicherheitsunterweisung und Systemzugänge. Das läuft oft parallel zur laufenden Saison und unter Zeitdruck. Greta stellt jedes Mal aufs Neue dieselben Checklisten zusammen. Vergisst sie einen Punkt, zeigt sich das erst am Flughafen oder an der Strecke.
Krankmeldungen, Urlaubswünsche und Adressänderungen erreichen Greta per E-Mail, Telefon und Zuruf von der Strecke. Nichts davon landet automatisch in der Personalakte. Sie überträgt die Angaben manuell und riskiert, in der Hektik einzelne zu übersehen. Eine saubere, aktuelle Datenbasis kostet sie täglich Nachfass-Arbeit.
Ein einheitliches Crew-Stammblatt je Person: Vertrag, Visum, Pass, Qualifikationen und Fristen an einer Stelle, mit automatischer Vorwarnung vor Abläufen.
Onboarding neuer Saisonkräfte von Wochen auf wenige Tage verkürzen — mit vorbereiteten Checklisten und Vertrags-Bausteinen.
Arbeitszeit- und Spesen-Erfassung so vereinfachen, dass die Crew sie selbst unterwegs pflegen kann, statt Zettel nach dem Rennen abzugeben.
Ein monatliches Crew-Kennzahlen-Briefing für die Leitung, das sich weitgehend von selbst zusammenstellt.
Primärer Anwendungsfall — Visa-Fristen und Arbeitszeitkonflikte früh melden lassen.
Braucht pro Zielland ein Briefing zu Einreise-, Visa- und Aufenthaltsregeln für die Crew.
Interessiert an Hermes-Vorlagen, die Saisonverträge und Checklisten aus wenigen Eckdaten erzeugen.
Will Reisekosten, Überstunden und Auslastung automatisch je Rennen zusammengefasst bekommen.
Möchte mit Hermes wiederkehrende Betreuungs- und Erinnerungsaufgaben abgeben — etwa Fristen-Alerts und Standard-Antworten auf häufige Crew-Fragen.
