Hanna Falk verantwortet Finanzen und Personal bei GridHaul. Zwischen Saisonabrechnungen, Crew-Verträgen und Zoll-Kautionen hält sie den kaufmännischen Rahmen für ein Geschäft zusammen, das im Minutentakt Geld bewegt. Ihr Alltag ist ein ständiges Abwägen zwischen Termindruck der Dispo und sauberer Buchführung.
Hanna Falk kam 2014 zu GridHaul, als die Firma vom Nischen-Anbieter zum festen Saison-Partner mehrerer Rennteams wuchs und die kaufmännische Steuerung nicht mehr nebenbei laufen konnte. Zuvor hatte sie sechs Jahre als Controllerin in einem mittelständischen Speditionskonzern gearbeitet und dort gelernt, wie man Transportkosten bis auf die letzte Kilometerpauschale nachvollziehbar macht. Danach führte sie vier Jahre die kaufmännische Abteilung eines Messebau-Dienstleisters und kennt seitdem das Auf und Ab eines projektgetriebenen Geschäfts mit extremen Saison-Spitzen. Diese Mischung aus Logistik-Zahlen und Event-Rhythmus passt genau auf das, was GridHaul jeden Rennkalender neu leistet.
Hanna ist gründlich, aber nicht bürokratisch — sie will verstehen, wofür eine Zahl steht, bevor sie sie freigibt. In hektischen Triple-Header-Wochen bleibt sie der ruhige Pol, der auch um Mitternacht noch eine Zoll-Kaution korrekt verbucht, ohne die Nerven zu verlieren. Sie fragt gern nach dem Warum hinter einem Prozess und ist die Erste, die eine liebgewonnene Excel-Tabelle in Frage stellt, wenn sie zu viel Handarbeit kostet. Kolleginnen und Kollegen schätzen, dass sie schlechte Nachrichten früh und klar ausspricht, statt sie schönzurechnen.
Heute ist Hanna die kaufmännische Leiterin, bei der alle Fäden zusammenlaufen: Saisonverträge mit den Teams, Abrechnung der reisenden Crew und die finanzielle Absicherung der Carnet-Vorgänge. Sie arbeitet eng mit CEO Sandra Okafor an der Jahresplanung und mit Personalreferentin Greta Paulsen an den Reise- und Arbeitszeitthemen der Crew. Von Hermes erwartet sie vor allem eines: dass der Agent ihr die immer gleichen Fleißarbeiten abnimmt — Belege sortieren, Abweichungen vorfiltern, Reports vorstrukturieren —, damit ihr kleines Team den Kopf für die echten Entscheidungen frei hat. Für Hanna ist KI kein Selbstzweck, sondern ein Weg, die kaufmännische Kontrolle auch bei doppelter Rennlast zu behalten.
„Ich sorge dafür, dass hinter jedem Rennwochenende auch die Zahlen stimmen — sonst fährt am Ende niemand irgendwohin.“
— Hanna Falk, Kaufmännische Leiterin
Dreißig reisende Crew-Mitglieder, jeweils bis zu 24 Rennen im Jahr, unterschiedliche Länder, Spesensätze und Arbeitszeitregeln — die Reisekostenabrechnung ist ein monatlicher Kraftakt. Belege kommen verspätet, in Fremdwährung und oft als unscharfes Handyfoto. Jede Nachfrage kostet Tage, und am Monatsende drückt der Abschlusstermin. Ich verbringe zu viel Zeit mit Sortieren statt mit Prüfen.
Für die Carnet-ATA-Verfahren hinterlegen wir in vielen Ländern erhebliche Sicherheiten, die pünktlich fließen und wieder freigegeben werden müssen. Verzögert sich eine Rückführung, bindet das Kapital, das ich für die nächste Übersee-Rotation brauche. Den Überblick über offene Kautionen ziehe ich mir heute mühsam aus mehreren Listen zusammen. Ein einziger übersehener Posten kann den Liquiditätsplan durcheinanderbringen.
Zwei Drittel unseres Umsatzes stecken in Saisonverträgen mit den Teams, und deren Kalkulation entscheidet über unsere Marge für ein ganzes Jahr. Treibstoffkosten, Charter-Preise und Zollgebühren schwanken, aber der Vertragspreis steht fest. Wenn ich die Annahmen zu vorsichtig oder zu optimistisch ansetze, spüren wir das erst Monate später. Ich brauche belastbare Vergangenheitszahlen schneller, als unsere Systeme sie liefern.
Nach jedem Rennwochenende würde ich gern wissen, ob sich dieser Einsatz gerechnet hat — Kosten gegen erlöste Leistung, Rennen für Rennen. Heute liegen die nötigen Daten verstreut in Dispo-Tabellen, Belegen und Statusmails der Crew. Bis ich alles zusammengetragen habe, ist die nächste Rotation längst unterwegs. So fehlt uns die schnelle Lernschleife, wo wir Geld verlieren.
In den Triple-Header-Wochen brauchen wir kurzfristig mehr Crew, danach flaut die Auslastung wieder ab — die Personalkosten atmen mit dem Rennkalender. Gemeinsam mit Greta Paulsen jongliere ich Verträge, Überstunden und Aushilfen, damit wir weder überbesetzt noch unterbesetzt sind. Die Datenbasis dafür pflege ich bislang von Hand aus mehreren Quellen. Jede Fehleinschätzung schlägt direkt auf Kosten oder Servicequalität durch.
Der Abschluss fällt oft mitten in eine Rennphase, in der die halbe Firma unterwegs ist und niemand Zeit für Rückfragen hat. Fehlende Freigaben, offene Belege und unklare Zuordnungen sammeln sich genau dann, wenn ich sie am wenigsten gebrauchen kann. Ich hetze den Zahlen hinterher, statt sie sauber vorbereitet vorzufinden. Ein früher Hinweis auf Lücken wäre für mich mehr wert als jeder schöne Report am Schluss.
Angebots-Kalkulation für Einzeltransporte auf unter 30 Minuten drücken — Hermes erstellt den Entwurf, sie gibt frei
Rollierende Liquiditätsvorschau über die gesamte Saison, wöchentlich aktuell, ohne manuelle Excel-Pflege
Reisekosten der Crew zu 80 % automatisiert vorerfassen, menschlich final geprüft
Arbeitszeit- und Zuschlagsregeln der Crew regelkonform und nachvollziehbar abbilden, mit Frühwarnung bei Konflikten
Strecke, Gewicht, Zoll- und Charter-Aufwand → Kalkulationsentwurf, den Hermes vorbereitet und der Mensch freigibt
Umsatz-, Kosten- und Zahlungsdaten zu einer rollierenden Saison-Vorschau zusammenführen
Crew-Belege in fünf Währungen strukturiert erfassen, Unstimmigkeiten markieren
Einsatzpläne gegen Ruhezeit- und Zuschlagsregeln prüfen und Konflikte früh melden
Hermes-Regeln definieren für Erst-Kalkulation, Plausibilitätscheck und die Grenze zur menschlichen Freigabe
