Mats Berglund plant Visa, Flüge und Hotels für die reisende Aufbau-Crew von GridHaul. Er jongliert Einreisefristen, Umsteigeverbindungen und Arbeitszeitregeln für rund 30 Personen über 24 Rennwochenenden. Sein Arbeitstag ist ein Wettlauf gegen Botschaftstermine und kurzfristige Flugplanänderungen.
Mats Berglund lernte den Reiseverkehr von der Pike auf und arbeitete danach vier Jahre in der Firmenreise-Abteilung eines großen Industriekonzerns, wo er Dienstreisen für Techniker um die halbe Welt organisierte. Danach koordinierte er zwei Jahre lang Gruppenreisen für ein Eventunternehmen und lernte, was es heißt, viele Menschen gleichzeitig termingerecht an einen Ort zu bringen. 2016 wechselte er zu GridHaul, weil ihn die Taktung des Motorsports reizte. Die Kombination aus Zeitdruck und Präzision passte zu seinem Naturell.
Mats denkt in Ketten und Puffern: Er plant nie eine einzelne Reise, sondern immer das ganze Netz aus Anschlüssen, Fristen und Rückfalloptionen. Er ist ruhig, gründlich und bereitet Notfallvarianten vor, bevor jemand danach fragt. Kollegen schätzen, dass er unangenehme Wahrheiten früh anspricht — lieber drei Wochen vorher ein Visum-Problem melden als zwei Tage vor Abflug. Unter Druck wird er nicht lauter, sondern strukturierter.
Heute ist Mats die zentrale Schaltstelle für die Reiselogistik der Aufbau-Crew und arbeitet eng mit Crew-Chefin Rosa Almeida und Personalreferentin Greta Paulsen zusammen. Er nutzt den KI-Assistenten Hermes, um Visa-Fristen, Arbeitszeitkonflikte und Umbuchungen frühzeitig sichtbar zu machen, statt sie in Excel-Listen zu suchen. Sein Ziel ist, dass keine Reise am Papierkram scheitert. Wenn ein Frachtflug wackelt, ist er einer der Ersten, der die Crew-Reisen neu fädelt.
„Ich baue die Reisekette für 30 Leute so, dass am Ende jeder pünktlich an der Strecke steht — mit gültigem Visum und ohne Nachtschicht am Flughafen.“
— Mats Berglund, Reise-Koordinator (Visa/Flüge)
Jedes Überseerennen bedeutet eigene Einreiseregeln, Vorlaufzeiten und Dokumentenanforderungen. Für 30 Crew-Mitglieder pro Zielland den Überblick zu behalten, ist ein Vollzeitjob für sich. Ein einziges übersehenes Botschaftsdatum kann bedeuten, dass jemand ein Rennen verpasst. Die Regeln ändern sich zudem von Saison zu Saison, ohne dass jemand aktiv Bescheid gibt.
Charter- und Linienflüge werden verschoben, gestrichen oder umgeroutet — oft mit wenigen Stunden Vorlauf. Jede Änderung reißt Anschlüsse, Hotelbuchungen und Transfers auf. Ich muss dann für mehrere Personen gleichzeitig neu planen und trotzdem die Ankunft zum Aufbaubeginn sichern. Das passiert regelmäßig genau dann, wenn ohnehin schon Triple-Header-Stress herrscht.
Die reisende Crew unterliegt Ruhezeit- und Arbeitszeitvorgaben, die bei eng getakteten Reisen schnell kollidieren. Ein früher Flug nach einem späten Abbau kann eine Ruhezeit verletzen, ohne dass es im Buchungsmoment auffällt. Ich muss Reisepläne und Einsatzzeiten gedanklich übereinanderlegen, um Konflikte zu erkennen. Bisher passiert das größtenteils manuell und im Kopf.
Flugdaten, Hotelbestätigungen, Visa-Status und Crew-Einsatzpläne liegen in getrennten Systemen und Postfächern. Um zu wissen, ob eine Person wirklich reisefertig ist, klicke ich mich durch mehrere Fenster. Ein einziger vollständiger Reisestatus pro Person existiert nirgends. Das kostet täglich Zeit und erzeugt das ungute Gefühl, etwas übersehen zu haben.
Wenn ein Frachtflug wackelt, verschiebt sich der komplette Aufbau — und damit die gesamte Crew-Reisekette. Ich muss dann in kurzer Zeit Alternativen für Flüge, Hotels und Transfers durchrechnen. Gleichzeitig laufen Rückfragen von Rosa Almeida zur neuen Ankunftszeit ein. In solchen Momenten fehlt mir ein schneller Was-wäre-wenn-Überblick über die Reisefolgen.
An vielen Rennorten sind Hotels knapp, teuer und weit vom Kurs entfernt. Ich muss Zimmer, Ankunftszeiten und Transfers so kombinieren, dass die Crew ausgeruht und rechtzeitig am Fahrerlager ist. Ändert sich ein Flug, kippt oft die ganze Buchungskette. Diese Abhängigkeiten sauber im Blick zu halten, frisst überproportional viel Aufmerksamkeit.
Ein zentrales Reise-Cockpit, das Passdaten, Visa-Fristen und Flugpläne pro Crew-Mitglied zusammenführt.
Automatische Frühwarnung, sobald eine Visa-Frist oder eine Ruhezeitregel für ein anstehendes Rennen gerissen wird.
Länder-Briefings (Einreise, Visum, Impf- und Einfuhrregeln) auf Knopfdruck statt in Handarbeit.
Umbuchungen mit sofortiger Kostenschätzung, damit Finance nicht erst nach der Saison Bescheid weiß.
Primärer Nutzer eines Hermes-Assistenten, der Visa-Fristen und Arbeitszeitkonflikte frühzeitig meldet.
Will pro Zielland ein fertiges Einreise- und Visa-Briefing aus einer Quelle.
Braucht Was-wäre-wenn-Durchspiele, wenn ein Anschlussflug für die Crew ausfällt.
Interessiert an Hermes-Agenten, die Passdaten sicher in Formulare übernehmen und Fristen automatisch nachhalten.
Enge Abstimmung mit Crew-Chefin Rosa Almeida (Schichten), Greta Paulsen (Personaldaten) und der Disposition, wenn Fracht- und Crew-Reisen zusammenlaufen.
